Un assistant personnel (également abrégé en « PA ») a plus de tâches que de simplement planifier des réunions et répondre au téléphone. Les tâches peuvent consister à gérer l’agenda de votre patron, à déléguer des tâches à d’autres membres du personnel et à aider votre employeur à organiser ses activités quotidiennes.
Un assistant personnel est également appelé secrétaire privé ou exécutif et travaille en étroite collaboration avec le personnel de direction et de direction. Les adjoints au médecin fournissent une assistance administrative, souvent à titre personnel. Ils aident les managers à optimiser leur temps en s’occupant des tâches administratives et de secrétariat.
En tant qu’AP, vous devez avoir une compréhension approfondie de l’organisation et connaître les principaux membres du personnel, tant internes qu’externes, y compris les objectifs et les buts de l’organisation.
Les dirigeants d’entreprise et les entrepreneurs sont souvent occupés et ont des horaires de travail serrés, ce qui nécessite un assistant personnel pour aider à la planification des réunions, à la gestion quotidienne, à la prise de notes et à la correspondance. Idéalement, vous effectuez la plupart de ces tâches en leur absence, car ils sont enfermés dans des réunions et d’autres activités professionnelles, ce qui signifie qu’ils ont un minimum de temps pour exécuter leurs horaires personnels. De plus, ils s’attendent à ce que vous soyez une personne bien formée et compétente, qui soit non seulement confidentielle, mais qui puisse également gérer son travail efficacement en son absence.
Les compétences de base dont vous avez besoin sont de solides compétences en communication, une étiquette téléphonique impeccable, la capacité d’effectuer plusieurs tâches à la fois, certaines compétences en gestion, la documentation et la recherche. Vous pouvez envisager d’entreprendre un diplôme d’assistant administratif pour compléter les qualités ci-dessus. Vous devez toujours maintenir un haut niveau de confidentialité et d’enthousiasme.
Le salaire dépend en grande partie de leurs compétences et de leur expérience. Ils peuvent gagner entre 30 000 $ et 50 000 $ annuellement. Cependant, ils peuvent également augmenter ce salaire en fonction de l’industrie et de qui les emploie. Par exemple, travailler pour une célébrité, un homme d’affaires de haut niveau ou une personnalité du cinéma pourrait vous rapporter plus d’argent.
De nombreuses personnes qui n’ont pas suffisamment d’heures dans la journée pour accomplir leurs tâches, ou qui ont plusieurs tâches en cours d’exécution en même temps, auront besoin d’un assistant personnel. Cela peut inclure le fait de devoir rester au domicile de l’employeur et d’attendre un plombier ou un technicien, de faire ses préparatifs de voyage, de cuisiner, de faire des courses, de nettoyer, entre autres tâches, telles que déléguées par l’employeur.
Au départ, seuls les millionnaires et les célébrités employaient des assistants personnels ; cependant, aujourd’hui, vous pouvez trouver de nombreuses opportunités pour ces emplois. De nombreuses agences recrutent des assistants personnels et mettent en relation des employeurs potentiels avec des demandeurs d’emploi. Une façon d’obtenir ce travail est de s’inscrire auprès d’une agence et ils vous enverront des notifications régulières sur les postes vacants, en fonction de votre expertise et des exigences du poste. Vous pouvez également vous inscrire sur un site Web indépendant et rechercher les opportunités disponibles qui vous conviennent.
Les fonctions caractéristiques d’un assistant personnel peuvent inclure:
- Répondre et passer des appels téléphoniques
- Travailler en étroite collaboration avec d’autres cadres dirigeants et d’autres personnes influentes dans les cercles de l’employeur
- Prioriser les rendez-vous employeurs
- Traitement de leurs e-mails et courriers
- Organisation de discours et de reportages
- Faire ses préparatifs de voyage
- Accepter leurs invitations importantes en leur nom et traiter leurs propositions commerciales
- Gérer leurs budgets et leurs comptes
- Représenter l’employeur en son absence
- Jouer le rôle d’un chef de bureau
- Superviser le personnel administratif
Comme mentionné précédemment, les rôles et les tâches dépendent en grande partie de vos compétences et responsabilités. Plus l’employeur est occupé, plus il vous assignera de tâches.
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